Conseils de ceux et celles qui vous ont précédés

A l'automne 1998, à l'occasion du projet UBI, j'ai cru utile de placer vos collègues dans une situation de "post mortem", c'est-à-dire de les inviter à réféléchir et préciser les acquis de l'expérience qu'il venait de vivre. J'ai donc posé au second examen partiel la question suivante:

"Vous arrivez au terme du projet UBI. Si vous aviez à refaire à nouveau le projet, et sur la base de cette expérience:

• Quels sont les 3 principaux écueils que vous éviteriez de répéter, au niveau de la gestion technique ou de la gestion administrative. Expliquez pourquoi.
• Quels sont les 3 principales caractéristiques positives de votre démarche (technique ou administrative) qu'il serait important de conserver? Expliquez pourquoi?"

La lecture des textes s'est avérée fort éclairante et a montré combien le vécu du trimestre avaient mis en relief les éléments que nous avions discutés en classe à maintes reprises, mais qui n'avaient pas été nécessairement assimilés ...Elle démontrait également à quel point a qualité de la gestion était un facteur clé de succès ou d'échec.

Au fur et à mesure de cette lecture, j'ai noté les commentaires qui revenaient le plus souvent, et qui faisaient visiblement concensus. Je les ai ensuite regroupés en quelques thèmes. Etant donné qu'ils proviennent de ceux et celles qui vous ont précédés, je les reproduis ci-dessous presque verbatim, pensant qu'ils auront ainsi valeur encore plus convaincante que lorsque je les développe en cours magistral!

gestion des ressources humaines

• Identifier soigneusement les responsabilités pour éviter tout mal entendu.
• S'assurer que chaque membre est responsable d'une réalisation ou d'une fonction précise.
• Il peut être utile qu'un membre joue le rôle de chef d'équipe.
• Cultiver l'esprit de solidarité et d'entre aide
• Bien répartir le travail, non seulement en fonction des expertises / intérêts techniques, mais aussi des compatibilité d'horaire.
• Ne pas normalement impliquer plus de 2 personnes sur une partie. Une 3e vient typiquement compliquer la communication et risque d'ajouter du flou et de la confusion.
• Voir à ce que chaque membre s'implique à l'occasion dans une partie qui n'est pas la sienne, sans que sa contribution ne soit nécessairement critique.
• Prévoir une revue de l'allocation des fonctions / responsabilités quelques semaines après la définition initiale afin de valider / corriger s'il y a lieu.
• Réafecter les personnes, en cours de route, dès le moment où elles ont accompli un travail qui s'est réalisé plus rapidement que prévu.
• Ne pas négliger la dynamique sociale, bâtir le sens d'appartenance et d'équipe. Quelques réunions informelles (par ex. autour d'une bière) peuvent y contribuer énormément...

communications

• Organiser des réunions hebdomadaires, et ceci à horaitre fixe.
• Organiser ces réunions avec un agenda clair. Les maintenir assez courtes. Se donner un président et un secrétaire. Diffuser agenda et compte rendu sur le web.
• Prévoir quelques réunions de revue d'ensemble, aux points de contrôle charnière.
• Rédiger la documentation au fur et à mesure. Ecrire, écrire, dessiner.
• Recourir systématiquement au web
  • Comme moyen de communication entre les membres de l'équipe (intranet privé)
  • Comme moyen de diffusion du projet dans la communauté locale. Ceci motive et la visibilité augmente la qperception de la grande importance de la qualité et de la rigueur.
  • Comme moyen de recherche d'informations scientifiques et techniques.
• Utiliser systématiquement le courriel et définir un alias de compagnie pour que chaque message soit automatiquement diffusé à tous.
• Eviter toute lourdeur et bureaucratie, mais développer plutôt le sens professionnel.

gestion de projet

• Identifer les points critiques et les facteurs de risque.
• Eviter des solutions uniques, prévoir des voies alternatives.
• Viser d'abord l'essentiel et une réalisation modeste. KISS, "small is beautiful". Ne pas investir d'effort substantiel, au début, sur des questions qui sont au fond accessoires. Prioriser.
• Eviter les pièces spéciales qui doivent être commandées à l'extérieur, pas tant pour des questions de coûts mais à cause du risque de retards de livraison incontrolables qui peuvent survenir.
• Se donner des échéanciers durs dès le début du travail.
• Procéder fréquemment à de petits tests bien ciblés pour valider les idées avant de trop investir. Prototyper.
• Exploiter la simulation avant de plonger dans une réalisation lourde.
• Adopter une approche de design par modules.
• L'intégration doit commencer au premier jour et se poursuivre ensuite continuellement.
• Identifier le temps requis pour l'intégration finale, et ceci fait, le doubler!

et finalement, ne pas prendre de retard, ne pas prendre de retard, ne pas prendre de retard, ne pas prendre du ....